Tổng đài ảo ngày nay đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược giao tiếp hiện đại của doanh nghiệp, giúp nâng tầm trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu suất vận hành. Trong đó, tính năng chuyển hướng cuộc gọi trên tổng đài ảo đóng vai trò then chốt, mang lại sự linh hoạt vượt trội trong việc xử lý và phân phối cuộc gọi, đảm bảo mọi nhu cầu của khách hàng đều được phản hồi nhanh chóng, chính xác.

Hãy cùng NTO tìm hiểu chi tiết về tính năng chuyển hướng cuộc gọi trên tổng đài ảo, những lợi ích nổi bật mà nó mang lại, cũng như cách doanh nghiệp có thể ứng dụng để tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ ngay trong bài viết dưới đây!

Chuyển hướng cuộc gọi trên tổng đài ảo là gì?

Tính năng chuyển hướng cuộc gọi trên tổng đài ảo là một tính năng cho phép tự động định tuyến cuộc gọi đến một hoặc nhiều số điện thoại khác dựa trên các quy tắc được thiết lập sẵn. Tùy theo cấu hình, cuộc gọi có thể được chuyển ngay lập tức hoặc khi không có người trả lời. Trong các hệ thống tổng đài ảo, tính năng này được vận hành thông qua giao diện trực quan và thuật toán thông minh, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý liên lạc.

Các hệ thống tổng đài ảo tiên tiến hỗ trợ chuyển hướng cuộc gọi dựa trên nhiều yếu tố linh hoạt như:

• Thời gian trong ngày: Tự động chuyển cuộc gọi ngoài giờ hành chính đến số di động hoặc các chi nhánh khác.


• Khu vực địa lý: Định tuyến cuộc gọi đến các đội ngũ ở từng địa điểm khác nhau, phù hợp với vị trí của khách hàng.


• Loại cuộc gọi: Phân luồng cuộc gọi một cách thông minh, ví dụ chuyển cuộc gọi dịch vụ đến bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, và cuộc gọi kinh doanh đến nhóm bán hàng.

Với tính năng này, ngoài giúp doanh nghiệp có thể quản lý liên lạc linh hoạt hiệu quả, chuyển tiếp cuộc gọi còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tăng cường trải nghiệm khách hàng:  Với tính năng chuyển hướng cuộc gọi trên tổng đài ảo, khách hàng sẽ luôn có trải nghiệm nhất quán nhờ không phải chờ đợi và còn nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng từ bộ phận chuyên môn.


• Giúp duy trì tính liên tục trong dịch vụ khách hàng: Chuyển hướng cuộc gọi trên tổng đài ảo có thể ví như “phao cứu sinh” mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng khi tổng đài chính hoặc nhân viên bận rộn thì công cụ này vẫn làm việc hết năng suất để đảm bảo khách hàng luôn có thể kết nối với doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Việc không làm mất mát bất kỳ cơ hội do bỏ lỡ cuộc gọi lúc này sẽ mang lại lợi thế lớn trong quá trình duy trì sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.


• Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực: Dựa vào các yếu tố như thời gian, kỹ năng nhân sự hay mức độ ưu tiên cuộc gọi mà doanh nghiệp có thể phân bổ cuộc gọi theo đúng nhân viên, bộ phận thích hợp nhờ ứng dụng tính năng chuyển hướng cuộc gọi trên tổng đài ảo.

https://ngocthien.one/tinh-nang-chuyen-huong-cuoc-goi-tren-tong-dai-ao/